CHAPITRE 2 Rédaction et diffusion de documents écrits
I. Le compte rendu / Procès-Verbal
1. Définition
Le compte rendu rapporte de manière fidèle et objective les propos échangés au cours d’une réunion ou d’un évènement. Il permet de garder une trace et d’informer les personnes absentes.
2. Rédaction / Présentation
Il existe deux types de comptes rendus.
a. Le compte rendu synthétique
Ce document synthétise les différents points abordés lors de la réunion. Le plan du compte rendu permet de regrouper les idées principales.
b. Le compte rendu analytique/ Procès Verbale
Il relate les différentes interventions des participants de manière chronologique. Il est fidèle et exhaustif. Il fait foi du contenu et doit être signé par les responsables. Les pronoms je et nous sont à éviter, le ton est impersonnel, le rédacteur n’expose pas son opinion.
3. Les mentions
Un compte rendu est généralement rédigé sur le papier à en-tête. Le compte rendu doit comporter les mentions suivantes :
Début
_ la date, le lieu de la rédaction
_la date, l’heure de début, l’heure de fin, lieu de la réunion
_un titre « compte rendu de la réunion »
_l’objet ou l’ordre du jour
_les personnes présentes, excusées ou absentes
Fin
_Le nom et la fonction du signataire
_Signature des responsables
_Date / horaires / lieu de la prochaine réunion
1. Définition
C’est un document interne à l’entreprise qui fait le point sur un sujet déterminé et qui propose des solutions. Il est rédigé à l’attention d’un supérieur hiérarchique, soit à la demande de celui-ci, soit à l’initiative de l’employé. Le rapport doit permettre au responsable hiérarchique de prendre une décision grâce aux éléments de réflexion rapportée.
2. Présentation
Il est rédigé sur le papier à en-tête de l’entreprise et doit comporter :
_le lieu et la date d’émission
_ le nom « rapport » + l’objet
_signature + le nom + la fonction de l’émetteur à la fin du rapport.
_ Formule d’interpellation au début du rapport.
3. Rédaction
Un rapport comporte une introduction qui rappelle la demande ou ce qui motive le rapport et qui annonce le plan. Un constat de la situation et des propositions de solutions qu’il faut argumenter, puis on termine par une formule de politesse. Le style utilisé est neutre et objectif pour exposer les faits. Il devient personnel lorsque l’on propose des solutions. L’émetteur parle en son propre nom, les pronoms « je » et « nous » peuvent donc être utilisés.
III. L’identité Visuelle : la Charte graphique
1. L’objectif
L’identité visuelle se définit en fonction des objectifs de la stratégie de communication décidée par le chef de l’entreprise. La charte graphique définie les modalités de communication. Il est nécessaire de définir le message et les valeurs que souhaite véhiculer l’entreprise. Ces valeurs se déclinent notamment à travers le graphisme et les couleurs. Cette identité visuelle doit être identifiable sur tous les outils de communication globale.
2. L’intérêt
C’est à la fois un document interne parce qu’il est utilisé par les employés mais aussi externe lorsqu’elle est communiquée à des fournisseurs aux imprimeurs. Pour être efficace la charte doit s’appliquer à tous les documents de l’entreprise. Son rôle est de mettre en évidence la cohérence de la communication globale. Les documents concernés sont le papier à entête (utilisé pour les courriers, devis, etc) et tous les autres supports de communication comme la vitrine, les vêtements de travail, les véhicules.
3. Le continu
a. Le logo
Le logo est l’emblème de l’entreprise. Il est composé de signes (chiffres & lettres) et d’icônes qui représentent l’identité visuelle de notre entreprise. Il permet de se faire connaitre et reconnaitre mais aussi d’attirer l’attention et de se démarquer de la concurrence. Le logo doit être compris de tous quel que soit la langue ou la culture du pays. Le logo a une durée de vie. Il évolue dans le temps et son graphisme s’adapte afin de rester actuel. Il faut veiller à ce que le logo puisse être utilisé sur des supports variés en différents formats sans perdre sa symbolique.
b. La typologie
La typologie, c’est ce qui permet d’harmoniser des valeurs comme le style, la syntaxe, et la forme du message.
c. Le graphisme
Ce sont les formes, les dessins et les images utilisées pour illustrer l’identité visuelle de l’entreprise. Les formes utilisées sont simples et facilement identifiables :
_ Rond : terre, rayonnement, féminité…
_Carré : l’enfermement, protection, austérité, solidité, sécurité…
_Triangle : évolution, dynamisme, développement, risques…
d. Les couleurs
Rouge : sang, dynamisme, passion…
Bleu : pureté, cohésion, pureté…
Vert : développement, environnement, espérance…
Jaune : soleil, chaleur, vivacité, lumière
Noir : luxe, colère, deuil, sérieux
Blanc : neutre, calme, simplicité
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